Forlex. Buďte v právu. Kdykoliv. Kdekoliv.

Možná uvažujete, že ve společnosti zavedete elektronický systém pro správu dokumentů (DMS). Než se ale začnete zbavovat „přebytečného“ papíru, vyplatí se zamyslet, u kterých dokumentů si to můžete dovolit a kde bude lepší si ponechat listinný originál. Co tedy hraje roli?

Základ je jednoduchý. Smlouva se skenem ani skartací nezruší, závazek vznikl podpisem a trvá dál. Skartace originálu je především otázkou důkazní. Prostý sken je totiž pouze kopie. Soud ji jako důkaz připustí, ale problém nastane, když protistrana popře pravost podpisu. Podle občanského zákoníku je pak na Vás, abyste pravost a správnost listiny dokázali, a bez originálu to bude mnohem těžší.

V praxi lze listinu archivovat třemi způsoby. Vedle prostého skenu lze zařídit autorizovanou konverzi, kterou provádí například Czech POINT, notáři či advokáti. Ta vytváří výstup se stejnými právními účinky jako originál, takže po ní lze originál zpravidla skartovat. Poslední možností je originál ponechat. Pro orientaci při archivaci se hodí představa semaforu.

Červená: originál ponechte vždy. Patří sem směnky, šeky, listinné cenné papíry, občanské a jiné průkazy nebo třeba geometrické plány. Konvertovat je ze zákona nelze. Totéž platí pro listinné originály, na nichž jsou ručně provedeny změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit věrohodnost.

Oranžová: originál ponechte, nebo skartujte až po autorizované konverzi. Jde o vysokohodnotové a dlouhodobé obchodní smlouvy, zajišťovací dokumenty, smlouvy k nemovitostem a korporátní dokumenty. U těchto dokumentů je potřeba myslet na běžící promlčecí lhůty nebo například na to, že katastr nemovitostí prostý sken ke vkladu vůbec nepřijme. Konverze je však zpoplatněná, nevyplatí se tedy plošně.

Zelená: sken obvykle postačí. U účetních a daňových dokladů zákon převod do elektronické podoby výslovně umožňuje, stejně tak by u běžných smluv s nízkou hodnotou měl stačit kvalitní sken uložený v DMS s evidencí změn.

V rámci archivace doporučujeme také následující. Zaprvé skenovací směrnici, která určí, kdo skenuje a jak, a zajistí úplnost všech stran a příloh dokumentu. Zadruhé opatření skenu hned po naskenování elektronickou pečetí a časovým razítkem, což prokáže, že se od té doby sken nezměnil. Zatřetí ověření před skartací, zda zvláštní předpis nevyžaduje listinnou podobu, skartační protokol a pravidlo, že dokumenty, které jsou předmětem sporu nebo kontroly, se neskartují.

Zavádíte DMS a nejste si jistí, které dokumenty můžete skartovat? Obraťte se na nás, rádi Vám pomůžeme se v situaci zorientovat